Handboek

In het handboek wordt het aanbod van diensten van JobMotion en de werkwijze van JobMotion toegelicht.

1. Inleiding

De diverse faculteiten en afdelingen binnen de Universiteit Leiden maken veelvuldig gebruik van tijdelijke arbeidskrachten.
Gezien de toenemende omvang en de daarmee verbonden kosten heeft de Universiteit Leiden besloten om een eigen, intern gehuisvest detacheringbureau op te richten, genaamd JobMotion.
Door de activiteiten zo veel mogelijk te concentreren binnen het interne detacheringbureau wordt een doelgerichte invulling en een uniforme manier van werken gestimuleerd. JobMotion kan de tijdelijke arbeidskrachten op een substantieel goedkopere wijze ter beschikking stellen dan de commerciële externe uitzendbureaus. Dit komt mede doordat er geen BTW in rekening hoeft te worden gebracht.

In dit handboek wordt het aanbod van diensten van JobMotion en de werkwijze van JobMotion toegelicht.

Nadere uitleg over de in het handboek vermelde zaken kunt u verkrijgen bij de contactpersonen van JobMotion B.V.

2. In-house vestiging JobMotion

De voordelen van een intern gehuisvest detacheringbureau zijn:

  • goedkopere bedrijfstarieven
  • geen BTW
  • korte communicatielijnen
  • een centraal aanspreekpunt binnen de Universiteit Leiden
  • een drempelverlagende werking naar de werknemer en aanvrager
  • mogelijkheid tot regelmatige evaluatie
  • hoge betrokkenheid, bekendheid met de bedrijfscultuur
  • het detacheringbureau als dienstverlening aan P&O
  • snellere signalering van knelpunten, waardoor slagvaardig en pro-actief kan worden gehandeld.

Om de continuïteit, expertise en kwaliteit van de personele bezetting te waarborgen, heeft JobMotion een contract met twee uitzendorganisaties, n.l. Randstad en De Koning. Via deze uitzendorganisaties kunnen medewerkers geworven worden, die JobMotion niet in het eigen bestand heeft.

3. Diensten

Hieronder volgt een opsomming van de diensten die wij verlenen.

3.1 Detacheren algemeen

Bij detacheren komen de werknemers in dienst van JobMotion en worden te werk gesteld voor bepaalde tijd of de duur van een project bij de Universiteit Leiden.
Voor JobMotion en haar werknemers is de wetgeving voor tijdelijke arbeidsovereenkomsten en de door de ABU opgestelde CAO voor uitzendkrachten van toepassing zoals algemeen verbindend verklaard. JobMotion is geen lid van de ABU.
Detacheren biedt alle partijen zekerheid. De werknemer ervaart binding met JobMotion en betrokkenheid bij de Universiteit Leiden en kan niet van de ene op de andere dag opzeggen.
De minimale inleentermijn voor gedetacheerde werknemers is vastgesteld op 4 weken.

3.2 Uitzenden

Voor aanvragen met een inleentermijn korter dan 4 weken kunt u tevens terecht bij JobMotion, echter de tewerkstelling zal dan geschieden op uitzendbasis bij de gecontracteerde uitzendbureaus, De Koning en Randstad. Voor dergelijke korte dienstverbanden is het uitzenden flexibeler en beter geschikt dan het detacheren. Het voordeel hierbij is dat uw vaste contactpersoon van JobMotion zorgdraagt voor de invulling van al uw aanvragen voor tijdelijk personeel. Voor het detacheren van studenten uit het eigen bestand van JobMotion geldt deze termijn van 4 weken niet.

3.3 Payrolling

Bij de zogenaamde payroll-constructie verzorgt u zelf de werving en selectie terwijl JobMotion de gehele administratie en de verloning regelt. Verder is net als bij detacheren JobMotion de werkgever en geldt ook hier de wetgeving voor tijdelijke arbeidsovereenkomsten. Er is geen minimale inleentermijn.

3.4 Studentdetachering

Voor studentdetachering worden de wettelijke minimum eisen gevolgd voor tijdelijke arbeidsovereenkomsten om zo bij lage tarieven tot een zo hoog mogelijk netto uitkering te komen. Er is geen minimale inleentermijn.

4. Aanvraagprocedure

Hieronder volgt een uiteenzetting van de aanvraagprocedure voor tijdelijke arbeidskrachten.

4.1 Het uitzetten van een aanvraag

Zoals in het vorige hoofdstuk beschreven is kunt u bij JobMotion terecht voor de inhuur van tijdelijke arbeidskrachten.
Een aanvraag kan tijdens de openingstijden zowel persoonlijk, telefonisch, per fax of e-mail worden uitgezet. Desgewenst komen wij graag de aanvraag bij u op de werkplek persoonlijk doorspreken.
De volgende gegevens hebben wij in ieder geval nodig om de aanvraag te kunnen verwerken en voor u op zoek te gaan:

  • naam van de opdrachtgever, afdeling en faculteit
  • volledige functieomschrijving
  • functie eisen
  • functie niveau (MBO, HBO etc.)
  • duur van de aanvraag (ingangsdatum en einddatum)
  • reden van de aanvraag
  • fulltime of parttime en werktijden
  • het SAP-nummer van uw afdeling
  • salaris inschaling
  • locatie en adres.

4.2 Terugkoppeling m.b.t. de aanvraag

Het is gebruikelijk om bij het uitzetten van de aanvraag een tijdstip af te spreken waarop u een terugkoppeling wenst. Dit kan dus op verzoek al na een dag zijn. Wij geven in ieder geval binnen drie werkdagen een terugkoppeling betreffende de uitgezette aanvraag.

Indien JobMotion samen met u constateert dat de aanvraag moeilijk te vervullen is, dan wordt er gezamenlijk gezocht naar een oplossing en houdt JobMotion de aanvrager wekelijks op de hoogte van de ondernomen acties en de vorderingen m.b.t. het vinden van geschikte kandidaten.

5. Wervingsprocedure

Hieronder volgt een uiteenzetting van de wervingsprocedure.

5.1 Het intake gesprek

Met iedere kandidaat heeft eerst een uitgebreid intakegesprek plaats gevonden. Omdat de JobMotion intercedente volledig op de hoogte is van de organisatie en bedrijfscultuur kunnen wij een goede voorselectie maken. Tijdens het intakegesprek wordt het cv van de kandidaat doorgenomen, de motivatie getoetst en gekeken of de kandidaat als persoon past op de afdeling. Tevens stellen wij de kandidaat volledig op de hoogte van de functie en informeren wij deze over de belangrijkste zaken van de organisatie.

Indien de kandidaat geschikt is bevonden, wordt deze per cv voorgesteld bij de aanvrager. Is de aanvrager geïnteresseerd dan wordt er desgewenst op korte termijn een sollicitatiegesprek ingepland.
De aanvrager koppelt na dit gesprek direct terug of de kandidaat is aangenomen, nog een tweede gesprek krijgt of afvalt.
Indien de aanvrager binnen een termijn van zes maanden een arbeidsverhouding met de uitzendkracht wil aangaan, is de aanvrager een vergoeding verschuldigd.  Voor payroll-krachten geldt dit niet.

5.2 Taken en verantwoordelijkheden aanvrager

De aanvrager is verantwoordelijk voor het geven van de meer specifieke informatie over de Universiteit Leiden en de afdeling, zoals bijvoorbeeld parkeermogelijkheden, pauzes e.d.

5.3 Payroll-krachten

Indien er sprake is van payrolling dienen de volgende gegevens vooraf te worden doorgegeven aan JobMotion:

  • naam, adres en woonplaats van de kandidaat
  • telefoonnummer kandidaat
  • kopie geldig legitimatie bewijs (ID-kaart of paspoort)
    Let op: Een rijbewijs is in deze geen geldig identiteitsbewijs!!
  • BurgerServiveNummer (BSN) ( =Sofinummer )
  • bankrekening- of postgiro nummer
  • begin- en einddatum werkzaamheden
  • salaris
  • functie en werkzaamheden
  • verklaring van kandidaat i.v.m. opvolgend werkgeverschap
  • het SAP-nummer van uw afdeling.

6. Administratieve afhandeling

De volgende administratieve afhandeling is van belang bij een plaatsing.

6.1 Bevestiging van detachering

Bij iedere plaatsing ontvangt u in tweevoud een bevestiging van detachering.  Eén exemplaar ontvangen wij graag getekend retour. Voor verschillende diensten is het mogelijk een mantelovereenkomst af te sluiten. Deze wordt meestal voor 1 jaar of langer afgesloten met een opzegtermijn van 2 maanden. In dat geval is het niet nodig alle afspraken afzonderlijk vast te leggen in indivuduele detacheringovereenkomsten.

6.2 Facturering

De via JobMotion bij de Universiteit Leiden te werkgestelde werknemers vullen wekelijks urendeclaraties in, de zogenaamde werkbriefjes. Naast deze weekverloners zijn er ook veel maandcontracten bij Jobmotion afgesloten.  Deze laatste groep krijgt een arbeidovereenkomst op basis van contracturen. Daarom zijn werkbriefjes niet nodig.
Voor beide groepen vindt facturering vindt aan het eind van iedere kalendermaand plaats. Voor een correcte verwerking van de werkbriefjes is het nodig dat het volledig is ingevuld. Op het werkbriefje dient het volgende te worden vermeld:

  • naam werknemer
  • naam afdeling of faculteit
  • handtekening werknemer
  • handtekening direct leidinggevende
  • aantal gewerkte uren (normaal, onregelmatig, overwerk)
  • aantal ziekte-uren
  • aantal verlofuren
  • weeknummer of datum.

Desgewenst kan een vast aantal uren per week overeengekomen worden, waardoor de wekelijkse invulling van de werkbriefjes achterwege kan blijven. De facturering vindt plaats op basis van dit vaste aantal uren. De direct leidinggevende houdt het werkelijk gewerkte aantal uren in de gaten.

6.3 Betaling

De betaling vindt plaats door bij het afsluiten van de overeenkomst een machtiging te verlenen om het verschuldigde bedrag wekelijks automatisch door de Universiteit Leiden over te laten boeken op de rekening van JobMotion B.V., waarbij de universiteit de interne doorbelasting naar het SAP-nummer van de opdrachtgever uitvoert.

7. Beloning werknemer

De volgende informatie is van belang voor het salaris.

7.1 Salaris werknemer

De werknemer wordt ingeschaald conform de salaristabellen van de CAO Nederlandse Universiteiten.
Dit geldt tevens voor de toeslagen voor overuren en onregelmatige uren.
Voor het in dienst nemen van studenten gelden de speciale studentvergoedingen.

Laatst Gewijzigd: 12-12-2008