FAQ

Antwoorden op veelgestelde vragen over het ULCN-account.

Hoe kom ik aan een ULCN-account?

De uitgifte van ULCN-accounts is een automatisch proces. U moet geregistreerd staan in één van de bronsystemen om een ULCN-account te krijgen.

Studenten
U moet geregistreerd staan in het studenteninformatiesysteem uSis als reguliere of niet-reguliere student. In de periode juli tot en met september kan een baliemedewerker in het Studentencentrum Plexus u aanmelden als student. Uw inschrijving hoeft nog niet volledig rond te zijn, zolang uw naamsgegevens in het systeem bekend zijn. U krijgt een inschrijfformulier thuisgestuurd waarmee u uw inschrijving officieel regelt. Heeft u dat formulier op 1 oktober nog niet ingestuurd, dan vervalt uw ULCN-account. U ontvangt 60 dagen voor aanvang van uw studie per post uw accountgegevens op het geregistreerde adres. Accountbrief niet ontvangen?

Medewerkers
U moet geregistreerd staan in het personeelsregistratiesysteem SAP/HR. Neem contact op met de personeelsadministratie van de faculteit of dienst waar u werkt. U ontvangt 30 dagen voor uw indiensttreding per post uw accountgegevens op het geregistreerde adres. Accountbrief niet ontvangen?

Gasten
U moet geregistreerd staan in het Gasten Management Systeem (GMS). Op de pagina met voorzieningen voor gasten staat welke organisatieonderdelen gastaccounts voor welke doelgroep aanmaken met hun contactgegevens. Na registratie krijgt u in de meeste gevallen direct de accountbrief mee. Accountbrief niet ontvangen?

Wanneer verloopt mijn ULCN-account?

Studenten
Studenten houden de beschikking over het ULCN-account tot aan het einde van de studie. Volgt u meerdere studies dan behoudt u uw ULCN-account totdat de laatste studie is beëindigd. U ontvangt 60 dagen voordat uw ULCN-account en uMailbox afloopt een bericht in uw uMailbox. U heeft de gelegenheid om de e-mail uit uw uMailbox naar een andere mailbox over te brengen en anderen in kennis te stellen van de opheffing van uw uMailadres. Neem contact op met de studentenadministratie als u uw ULCN-account langer wilt gebruiken.

Medewerkers
Medewerkers houden de beschikking over het ULCN-account tot aan het einde van de aanstelling. Bekleed u meerdere aanstellingen dan behoudt u uw ULCN-account totdat de laatste aanstelling is beëindigd. U ontvangt 60 dagen voordat uw ULCN-account en uMailbox afloopt een bericht in uw uMailbox. U heeft de gelegenheid om de e-mail uit uw uMailbox naar een andere mailbox over te brengen en anderen in kennis te stellen van de opheffing van uw uMailadres. Neem contact op met de personeelsadministratie van uw faculteit of dienst als u na pensionering nog gebruik wil maken van uw ULCN-account.

Gasten
Gasten houden de beschikking over het ULCN-account tot aan het einde van de rol. Een rol is een type registratie voor een gast. Heeft u meerdere rollen gekregen dan behoudt u uw ULCN-account totdat de laatste rol is beëindigd. U ontvangt 30 dagen voordat uw ULCN-account afloopt een bericht op uw mailadres. Heeft u ook een uMailbox gekregen dan heeft u de gelegenheid om de e-mail uit uw uMailbox naar een andere mailbox over te brengen en anderen in kennis te stellen van de opheffing van uw uMailadres. Neem contact op met uw contactpersoon om eventueel uw rol te verlengen.

Waaruit bestaat mijn ULCN-account?

Uw ULCN-account bestaat uit een gebruikersnaam en een wachtwoord. Het genereren van uw gebruikersnaam gebeurt automatisch. Het wachtwoord bestaat uit een combinatie van minimaal 8 en maximaal 13 cijfers, kleine letters en hoofdletters.

Studenten en medewerkers krijgen een webmailbox (uMail). Sommige gasten krijgen ook een uMailbox als dat bij de rol hoort.  Het genereren van uw uMailadres gebeurt automatisch.

Wat kan ik met mijn ULCN-account?

Hier staat voor studenten, medewerkers en gasten aanvullende informatie wat u met uw ULCN-account kunt.

Hoe komt mijn ULCN-gebruikersnaam en uMailadres tot stand?

Gebruikersnamen en uMailadressen worden volledig automatisch gegenereerd. Het is daardoor niet mogelijk zelf een gebruikersnaam of uMailadres te bedenken. De volgende naamgevingconventies gelden:

Studenten
Gebruikersnaam: s + collegekaartnummer
Bijvoorbeeld: s1234567

uMailalias: [initialen].[tussenvoegsels].[achternaam] + @umail.leidenuniv.nl
Er geldt een maximum van 20 tekens voor de @
Bijvoorbeeld: j.j.de.groot@umail.leidenuniv.nl

Medewerkers en gasten
Gebruikersnaam: [achternaam] + [initialen] + [tussenvoegsels]
Er geldt een maximum van 20 karakters
Bijvoorbeeld: GrootJJde

uMailadres: [initialen].[tussenvoegsels].[achternaam] + @umail.leidenuniv.nl
Er geldt een maximum van 20 tekens voor de @
Bijvoorbeeld: j.j.de.groot@umail.leidenuniv.nl

Een volgnummer in de accountnaam, uMailadres of uMailalias komt zodra er meerdere gebruikers met dezelfde achternaam, initialen en tussenvoegsels zijn.

Hoe verander ik mijn wachtwoord?

Sluit eerst alle toepassingen waar u bent ingelogd. Bent u op een remote-werkplek ingelogd, sluit dan de toepassingen die via Citrix zijn gestart, zoals Word, Excel, Outlook. Wijzig uw wachtwoord via de applicatie uPrefs. Kies na het inloggen voor de menuoptie "Instellen/wijzigen" onder het kopje "Wachtwoord". De eisen aan het wachtwoord zijn:

  • Minimaal 8 tekens.
  • Maximaal 13 tekens.
  • Tenminste 1 cijfer.
  • Tenminste 1 kleine letter.
  • Tenminste 1 hoofdletter.
  • Geen diakrieten (zoals à en é).
  • Geen spaties.
  • Geen unicode karakters (zoals , . ; ' ").
  • Geen voornaam of achternaam in het wachtwoord.
  • Geen drie opeenvolgende karakters uit de gebruikersnaam, voornaam of achternaam.
 
Advies: registreer uw mobiele nummer in uPrefs, zodat u later gebruik kunt maken van onze sms-dienst voor vergeten wachtwoorden.
 
Voer na wijziging van uw wachtwoord deze opnieuw in op uw laptop, telefoon of tablet.

Wat doe ik als ik mijn wachtwoord ben vergeten?

U ontvangt een nieuw wachtwoord op de volgende manier:

  • Per post op het geregistreerde adres.
    Meld u zich per telefoon of per mail bij de Helpdesk ISSC of een lokale helpdesk. Een wachtwoordbrief met uw accountgegevens wordt uitsluitend verzonden naar het geregistreerde adres. Verzending naar een ander postadres is niet toegestaan.
  • Per sms op het geregistreerde mobiele nummer.
    Meld u zich per telefoon of per mail bij de Helpdesk ISSC of een lokale helpdesk. Een sms-bericht met uw accountgegevens wordt uitsluitend verzonden naar het geregisteerde mobiele nummer. Verzending naar een ander mobiel nummer is niet toegestaan. Voor deze dienst moet u zich eerst aanmelden in uPrefs.
  • Persoonlijk aan een balie.
    Meld u zich bij de lokale helpdesk van de faculteit, Studentencentrum Plexus of de Universiteitsbibliotheek. Na identificatie krijgt u een wachtwoordbrief met uw accountgegevens. Deze dienst is niet mogelijk bij de Helpdesk ISSC.
 
Vraag online via de Helpdesk ISSC een nieuw wachtwoord aan.

Uitreiking van een wachtwoord per mail of telefonisch is niet toegestaan. Advies: registreer uw mobiele nummer in uPrefs.

Wat doe ik als ik geen accountbrief heb ontvangen?

Volg de procedure Wat doe ik als ik mijn wachtwoord ben vergeten?

Wat doe ik als mijn wachtwoord verloopt?

Uw ULCN-wachtwoord verloopt na 182 dagen. U ontvangt tijdig een mail dat uw wachtwoord verloopt: 3 weken, 2 weken, 1 week, 4 dagen en 1 dag voor afloop van het wachtwoord. Volg de procedure die geldt om uw wachtwoord te wijzigen. U kunt met een verlopen wachtwoord niet meer inloggen. Volg dan de procedure die geldt als u uw wachtwoord kwijt bent.

Twijfelt u aan de juistheid van het ontvangen bericht, bekijk dan een voorbeeld van een bericht zoals ULCN ze verstuurt.

Wat doe ik als ik niet meer kan inloggen?

Kijk eerst naar de volgende tips:


Ga naar de lokale helpdesk, Studentencentrum Plexus of de Universiteitsbibliotheek (contactgegevens) als bovenstaande tips niet werken.

Wat doe ik als iemand naar mijn accountgegevens vraagt?

ULCN en de Universiteit Leiden vragen nooit naar uw inloggegevens! Geef ze nooit af. Regelmatig verspreiden onbekenden mailberichten die vragen naar uw inloggegevens (zogeheten phishing emails). Deze berichten lijken afkomstig van ULCN of de Universiteit Leiden, maar zijn dat niet. Twijfelt u aan de juistheid van het ontvangen bericht, bekijk dan een voorbeeld van een bericht zoals ULCN ze verstuurt. Indien u onverhoopt wel uw accountgegevens hebt doorgegeven, verander dan zo spoedig mogelijk het wachtwoord via uPrefs of neem contact op met de Helpdesk ISSC of een locale helpdesk.

Welke gegevens worden van mij geregistreerd?

ULCN slaat gegevens beveiligd op.  Het gaat onder andere om de volgende gegevens:

  • naam, adres, woonplaats
  • geboortedatum, geslacht
  • gebruikersnaam en wachtwoord
  • opleiding(en)
  • aanstelling(en)
  • rol(len)

Welke gegevens worden van mij gepubliceerd?

Publicatie van naam, mailadres en opleiding- of werkplekgegevens vindt u in het Universitaire Adresboek (Zoeken op Naam).

Studenten
Dien per mail een bezwaar in bij de studentenadministratie als u tegen publicatie van uw gegevens bent.

Medewerkers
De werkplekgegevens van medewerkers worden altijd getoond.

Gasten
Gegevens van gasten worden in principe niet getoond. Overleg met uw contactpersoon over het wel/niet tonen van uw gegevens.

Wat gebeurt er met mijn ULCN-account als ik student en ook medewerker ben?

Een student die ook medewerker is, heeft twee ULCN-accounts, want medewerkers en studenten hebben toegang tot verschillende toepassingen. Voor elk account heeft u een aparte uMailbox. Wilt u één gezamenlijke uMailbox, stuur dan de mail door.

Waar achterhaal ik hoe ik geregistreerd ben?

Met de toepassing uPrefs achterhaalt u hoe u geregistreerd staat. Na inloggen is de vierde menuoptie afhankelijk van uw registratie.
 

Studies alle studies die u als student volgt
Aanstellingen   alle aanstellingen die u als medewerker bekleedt
Rollen alle rollen die u als gast (externe) heeft

Webredactie
Laatst Gewijzigd: 10-05-2012