Berichten verspreiden
Berichten voor een bepaalde doelgroep kunnen op twee manieren worden verspreid: via de universitaire Nieuwsbrief of via een bulkmail.
Universitaire Nieuwsbrief
De Universiteit Leiden verzendt iedere dinsdagavond aan medewerkers, studenten en externen (alumni) de universitaire Nieuwsbrief. In de Nieuwsbrief is de rechter kolom gereserveerd voor diverse berichten. Er zijn bijvoorbeeld speciale rubrieken voor studie- en studentenverenigingen.
Voorwaarden voor opname in Nieuwsbrief:
- Een bericht moet uiterlijk maandagochtend bij de redactie binnen zijn.
- Als het bericht een activiteit betreft, moet het na dinsdag plaatsvinden.
- Studenten sturen een verzoek naar studentennieuws@bb.leidenuniv.nl.
- Medewerkers en gasten sturen een verzoek naar nieuws@leidenuniv.nl.
Bulkmail
Verzending van een bericht aan een specifieke doelgroep gaat via een bulkmail. Voorbeelden van specifieke doelgroepen zijn:
- Studenten van een bepaalde faculteit.
- Medewerkers van een bepaalde dienst.
- Eigen mailinglijst.
Voorwaarden voor verzenden via bulkmail:
- Een verzoek kan alleen aangevraagd worden door medewerkers of vertegenwoordigers van studentenorganisaties.
- Het verzoek moet minimaal drie werkdagen voor de gewenste verzenddatum zijn aangevraagd.
- Het bericht moet van niet-commerciële aard zijn.
- Het bericht moet academisch relevant of gerelateerd zijn aan het onderwijs, zoals lezingen, symposia of berichten over colleges.
- Het bericht moet gelden voor de hele doelgroep.
Wat moet ik aanleveren?
- Het onderwerp van het bericht.
- Het daadwerkelijke bericht in platte tekst of HTML-opmaak.
- De afzender van het bericht (een naam of organisatie).
- Het reply-mailadres waarheen de ontvanger een antwoord stuurt.
- De datum waarop het bericht wordt verzonden.
- De doelgroep, bijvoorbeeld "alle studenten Archeologie" of eigen aangeleverde mailinglijst.
- Lever een eigen mailinglijst aan in CSV-formaat (komma gescheiden) of als Excel-bestand. Zet alleen mailadressen en eventueel een controle mailadres in het bestand, zonder kolomkop.
Waaraan moet de inhoud voldoen?
- Het onderwerp moet het bericht samenvatten en van welke organisatie het komt.
- Het bericht in platte tekst mag geen opmaak bevatten, zoals onderstrepen, vet of cursief.
- Neem in het bericht een telefoonnummer of link naar een website op.
- Het bericht bevat geen bijlage (technisch niet mogelijk).
- Het bericht is niet extreem lang en pst bij voorkeur op één scherm.
- De verzender moet duidelijk zijn.
Stuur uw verzoek naar communicatie@bb.leidenuniv.nl. Er wordt bekeken of verzending van het bericht conform het communicatiebeleid is. Er wordt terughoudend omgegaan met het verzenden van een bulkmail, omdat gebruikers veel mail als vervelend (spam) ervaren.